Règlement d’ordre Intérieur

Préambule

Ce Règlement d’Ordre Intérieur (ROI) est établi pour régir le fonctionnement interne de Pretafrica, association sans but lucratif régie par la loi du 1er juillet 1901. Son but est de compléter les statuts en définissant les droits, devoirs et responsabilités des membres, ainsi que les modalités d’organisation des activités de l’association.

1. Objet du règlement

Le présent règlement vise à :

• Définir les catégories de membres et leurs droits et obligations respectifs ;
• Décrire l’organisation fonctionnelle de l’association, notamment la répartition en pôles de travail ;
• Encadrer l’usage des outils collaboratifs mis à disposition ;
• Poser un cadre de fonctionnement respectueux, inclusif et conforme à l’esprit de l’association.

2. Organisation et Catégories de Membres

2.1. Composition de l’Association

Selon l’article 5 des statuts, l’association est composée des catégories de membres suivantes :

• Membres du Bureau : Élus parmi les membres actifs, ils sont responsables de la gestion quotidienne et participent aux décisions stratégiques de l’association. Ils votent sur la direction générale de Pretafrica.
• Membres Actifs : Ils contribuent activement aux projets de l’association et participent aux réunions. Les membres actifs sont recrutés par cooptation ou entretien.
• Membres Bienfaiteurs : Soutiennent financièrement l’association par une contribution annuelle ou un don exceptionnel. Bien qu’ils n’aient pas de droit de vote, ils peuvent être invités aux événements et réunions importantes.
• Adhérents Simples : Soutiens passifs de l’association, abonnés à la newsletter et participant aux événements sans rôle décisionnel.

2.2. Admission des Membres

Conformément à l’article 6 des statuts :

• Membres du Bureau : Élus par l’Assemblée générale parmi les membres actifs.
• Membres Actifs : Admis par cooptation ou candidature avec entretien.
• Membres Bienfaiteurs et Adhérents Simples : Inscription sur simple demande, sous réserve d’acceptation par le Bureau.

3. Droits et Obligations des Membres

3.1. Droits des Membres

• Accès aux Ressources : Les membres actifs et du Bureau ont accès aux outils de travail nécessaires à leurs missions.
• Participation aux Décisions :
  • Les membres du Bureau participent aux décisions stratégiques et disposent de droits de vote.
  • Les membres actifs peuvent voter sur certaines décisions internes.
• Informations : Les membres ont droit à l’information sur les décisions et actions principales de l’association.

3.2. Obligations des Membres

Tout membre actif·ve s’engage à :

• Participer de manière régulière aux activités d’un pôle défini (recherche, communication, gestion…) ;
• Respecter les échéances, réunions, procédures collectives et documents de travail ;
• Utiliser les outils internes de façon responsable et en accord avec les règles fixées collectivement ;
• Verser une cotisation annuelle fixée à 138 €, permettant de couvrir les frais liés aux outils et au fonctionnement de l’association.

Des aménagements peuvent être accordés, sur demande motivée, dans un souci d’accessibilité.

3.3. Obligations des Membres

Les membres bienfaiteur·rices peuvent contribuer par un don libre ou récurrent. Ils·elles ne sont pas tenus de participer aux activités internes mais peuvent être consulté·es à titre informatif sur certaines évolutions majeures de l’association.

Ils·elles peuvent être informé·es des actions de l’association par le biais d’une lettre d’information ou d’un canal réservé.

4. Utilisation des Outils et Ressources

• Outils Internes : L’association utilise des outils pour la gestion des tâches, pour le montage des vidéos, pour l’optimisation des discussions en ligne, et comme plateforme de communication interne.
• Règles d’Utilisation : Ces outils sont strictement réservés aux activités de Pretafrica. Tout usage à des fins personnelles est interdit, et le partage des contenus est soumis aux règles de confidentialité.
• Accès aux Plateformes de Diffusion : Les contenus de Pretafrica sont publiés sur Twitter, Instagram, TikTok et Apple Podcast et autres plateformes pertinentes pour atteindre un large public.

5. Organisation fonctionnelle

L’association est structurée autour de pôles opérationnels, chacun chargé d’une mission spécifique.
Ces pôles sont coordonnés par des responsables désignés, sous la supervision du Bureau. Chaque membre actif·ve est affilié·e à un ou plusieurs pôles selon ses compétences et disponibilités.

Les pôles actuellement en activité sont :

• Le pôle Recherche ;
• Le pôle Communication ;
• Le pôle Gestion.

L’ensemble des responsables de pôles fait partie du Pôle Gestion, en charge de la coordination inter-pôles et de la mise en œuvre des décisions stratégiques.

6. Code de Conduite et Règles de Comportement

Tous les membres de Pretafrica doivent adhérer aux valeurs et règles de l’association. Le Code de Conduite définit les comportements attendus et ceux qui sont interdits, afin de maintenir un environnement de travail sain, productif et aligné avec les objectifs de l’association.

6.1. Règles de Conduite Générale

1. Respect et Civilité :
   • Les membres doivent traiter leurs collègues avec respect, indépendamment de leur rôle au sein de l’association.
   • Les propos insultants, offensants ou discriminatoires sont strictement interdits.
2. Collaboration et Engagement :
   • Les membres sont encouragés à participer activement aux projets, à partager leurs idées et à contribuer aux discussions de manière constructive.
   • Chaque membre doit remplir ses engagements, assister aux réunions et respecter les délais.
3. Transparence et Communication :
   • Les échanges entre membres doivent être ouverts, transparents et honnêtes, notamment dans le cadre de la coordination des tâches et des projets.
   • En cas de difficulté, les membres sont invités à faire part de leurs préoccupations ou problèmes auprès du Bureau ou de leur responsable de pôle.
4. Confidentialité et Loyauté :
   • Les informations sensibles concernant l’association et ses projets doivent rester confidentielles. Toute divulgation non autorisée est interdite.
   • Les membres s’engagent à ne pas utiliser les informations ou ressources de l’association pour des intérêts personnels ou extérieurs à Pretafrica.

6.2. Comportements Interdits

1. Conflits d’Intérêts :
   • Les membres ne doivent pas favoriser des relations personnelles ou des intérêts extérieurs au détriment de l’association.
2. Absence Injustifiée et Retards :
   • Les absences répétées non justifiées aux réunions ou événements sont interdites. Les membres doivent informer leur responsable en cas d’indisponibilité.
   • Les retards dans la remise des tâches assignées sans raison valable sont à éviter, car ils nuisent au bon déroulement des projets.
3. Utilisation Abusive des Ressources :
   • Les outils et ressources de l’association (Notion, Cap Cut, Twitter Premium, Apple Podcast, Discord) doivent être utilisés exclusivement pour les projets de Pretafrica.
   • L’usage des ressources de l’association pour des fins personnelles est interdit et peut entraîner des sanctions.
4. Harcèlement et Discrimination :
   • Tout comportement de harcèlement, de discrimination ou de violence, qu’il soit verbal, physique ou en ligne, est strictement interdit.
   • Les membres sont encouragés à signaler tout incident de ce type au Bureau, qui prendra les mesures nécessaires.

6.3. Procédure de Signalement

• Tout membre qui constate un comportement non conforme au Code de Conduite peut le signaler au Bureau.
• Les signalements seront traités de manière confidentielle, et les mesures appropriées seront prises pour résoudre le problème tout en protégeant la sécurité et la dignité des membres impliqués.

7. Communication et image de l’association

Toute prise de parole publique, toute diffusion de contenu (visuel, sonore, écrit) se fait dans le respect de la ligne éditoriale de l’association, sous la coordination du pôle Communication.

Les membres sont invités à relayer les productions de l’association, tout en s’abstenant de toute initiative individuelle susceptible de nuire à son image ou à sa cohérence.

8. Principes de conduite

Tout membre, quelle que soit sa fonction, s’engage à respecter les principes suivants :

• Respect mutuel, dans les échanges oraux et écrits ;
• Confidentialité des informations internes ;
• Coopération active au sein des équipes ;
• Priorité donnée à l’écoute, à la rigueur intellectuelle, et à la collégialité.

9. Révision du Règlement Intérieur

Le présent règlement est évolutif. Il peut être amendé par le Bureau ou par l’Assemblée Générale, dans le respect des statuts.

Les membres en sont informé·es par voie interne et doivent valider les nouvelles dispositions à l’adhésion ou à chaque modification majeure.